Test av norskutviklede Yoobits – kryptert fildeling i Nettskyen

Nyhet november 2010: Yoobits har blitt oppgradert igjen og fÄtt flere endringer. Anbefaler deg Ä ta en titt pÄ www.yoobits.com Last ned og prÞv Yoobits!

Nyhet 21.06.2010: Yoobits var inntil i dag i betaversjon, blir lansert pÄ markedet i morgen 22.06.2010 pÄ en pressekonferanse i TromsÞ. Produktet er gjennomtestet og utbedret med flere oppgraderinger siden denne testen ble skrevet i oktober 2009. Blant annet er det kommet til en funksjon som gir deg Yoobits som en egen disk i Windows Utforsker. Dette gjÞr det enkelt Ä dra&slippe filer til ditt Yoobits-omrÄde pÄ Internett.

___________________________________________

Behovet for Ä dele filer som for eksempel dokumenter, regneark, PDF, bilder med mer ser bare ut til Ä Þke. Mange benytter fortsatt den gamle mÄten Ä gjÞre dette pÄ, nemlig ved Ä sende nevnte filer som vedlegg i en e-post. Det er imidlertid en tidkrevende, usikker, og til tider uoversiktlig mÄte Ä dele pÄ. Hvis sÄ de som mottar filen skal foreta endringer pÄ tilsendte dokument for deretter Ä returnere det, ja da fÄr man raskt klassiske versjonsproblemer (hvem har siste versjon?). Det samme gjelder fildeling ved hjelp av CD/DVD og ikke minst minnepinner, nylig omtalt i media som en sikkerhetsrisiko.

Nye mÄter Ä lagre og dele filer pÄ
I de siste par Ära har det kommet flere tjenester som tilbyr lagring og til dels deling av filer pÄ Internett. Det som imidlertid bekymrer meg og sikkert mange andre brukere er sikkerheten. Greit nok sÄ har disse tjenestene bÄde passordkontroll og f.eks. https: tilkobling. Men fortsatt kan man fÞle et snev av usikkerhet etter Ä ha lastet opp diverse viktige dokumenter og bilder. Er de trygge? Er det bare jeg og eventuelt dem jeg har delt med som ser dem?

Mange tilbydere
Det finnes en rekke leverandĂžrer av fildelings- og samarbeidsprogrammer, mange nye kommer til og de fleste baserer seg pĂ„ Nettskyen (the Cloud – klikk for definisjon).
Et nytt bidrag i sÄ mÄte er det norskutviklede Yoobits, et produkt utviklet over noen Är av firmaet Invenia AS i TromsÞ. Yoobits ble bygget opp fra grunnen av, bÄde nÄr det gjelder den avanserte krypteringsteknologien og naturligvis brukergrensesnittet. I fÞlge Invenia er tjenesten i stadig utvikling og nye funksjoner vil bli lagt til.


Yoobits - hjemmeside

Yoobits - hjemmeside

Yoobits – sikker fildeling og trygt samarbeid online
Kort fortalt tar du i bruk tjenesten slik:

  • Registrer deg pĂ„ Yoobits hjemmeside, fĂ„ tilsendt kode for nedlastning av programmet
  • Installer Yoobits pĂ„ PC’en (programmet er utviklet for Windows-plattformen: XP/Vista/7)
  • Opprett deg selv som bruker, legg til andre Yoobits-brukere som du Ăžnsker Ă„ samarbeide med
  • Last opp filer fra PC’en til Yoobits
  • Du kan begynne Ă„ dele dokumenter/filer med andre brukere, ogsĂ„ brukere som ikke har Yoobits

Filene du laster opp til programmet blir lagret i Nettskyen, altsÄ pÄ store dataservere et sted i verden (i Yoobits tilfelle benytter de Amazon S3 som lagringsleverandÞr).

Kryptering
Det jeg ser som det viktigste skillet fra andre fildelingsverktÞy jeg har sett pÄ er at Yoobits krypterer filene fÞr du laster dem opp til dine kataloger i Yoobits pÄ Internett. Der forblir de krypterte, og kun du kan lese/redigere dem. Dermed skal ingen, verken utviklerne av Yoobits, nettlagringsleverandÞren Amazon eller hackere kunne lese filene. Om du er pÄ en usikker nettilkobling vil alikevel dine filer vÊre krypterte. De er med andre ord sikre.

Samarbeide med andre brukere
Yoobits kan man naturligvis bruke pÄ egenhÄnd for egne filer, nettopp for Ä ha et sikkert sted Ä lagre dem. Men tjenesten kommer til sin fulle rett nÄr man begynner Ä samarbeide med andre brukere og deler dokumenter, prosjekter, regneark med mere.

Brukergrensesnitt
Yoobits er forelÞpig kun pÄ engelsk. Noen vil sikkert synes at det er en ulempe, men med et sÄ enkelt og oversiktlig brukergrensesnitt sÄ tror jeg de fleste greier Ä bruke programmet selv med engelske menyer. Tastatursnarveier gjÞr det enkelt Ä nÄ menyvalg for de som foretrekker Ä benytte tastaturet. Naturligvis kan du hÞyreklikke pÄ filer og kataloger i Yoobits og foreta valg. Enkelt og oversiktlig er hovedinntrykket.

Login-vinduet i Yoobits

Login-vinduet i Yoobits

Oppstart og bruk
NÄr man starter Yoobits sjekker programmet automatisk etter oppgraderinger. Det er praktisk, sikkert og det skjer raskt. Deretter fÄr man pÄloggingsbildet (over) hvor man skriver inn brukernavn og passord.

Passordsikkerhet
Man blir fÞrste gang gjort oppmerksom pÄ at passordet er det kun du selv som kjenner til, i tillegg er det et sikkerhetsspÞrsmÄl sÄ hvis du glemmer passordet kan du fÄ generert et nytt. Ikke glem svaret pÄ kontrollspÞrsmÄlet! Passordet lagres nemlig ikke i klartekst noe sted, du kan heller ikke fÄ det tilsendt via e-post.

Man kan bruke Yoobits pĂ„ flere PC’er
Fra pĂ„loggingsbildet kan man ogsÄ eksportere konfigurasjonen. Det betyr at man kan installere Yoobits pĂ„ flere PC’er, importere konfigurasjonen der og dermed ha tilgang pĂ„ sine filer i Yoobits fra flere steder. Nyttig!

Hovedmenyen i Yoobits

Hovedmenyen i Yoobits

Opplasting, speiling og deling av filer
Etter oppstart og pĂ„logging i Yoobits kommer man rett inn i hovedbildet My files. Hovedmenyen er til venstre i vinduet i tillegg er det en menylinje Ăžverst i vinduet. Dette skjermbildet viser en oversikt over dine filer, kataloger, kontakter og grupper i Yoobits pĂ„ Internett. Herfra kan man sĂ„ ved hjelp av menyvalg/snarveier laste opp filer fra PC’en og ogsĂ„ opprette sĂ„kalte Mirrors.

Filopplastning
Man laster enkelt opp filer til Yoobits ved Ă„ klikke Add pĂ„ menylinjen, deretter bla gjennom og velge hvilken fil/katalog man vil laste opp fra PC’en. Man kan laste opp flere filer/kataloger samtidig.
Yoobits stĂžtter ogsĂ„ drag&drop (dra&slipp) av filer, du kan dermed dra filer fra dine kataloger pĂ„ PC’en og rett over til My files i Yoobits. Cut&paste (klipp&lim) stĂžttes ogsĂ„, du kan hĂžyreklikke pĂ„ filene du vil flytte fra PC’en, velge Klipp, deretter gĂ„ til My files i Yoobits, hĂžyreklikke og velge Lim inn. Raskt og enkelt!
Det er ogsÄ tastatursnarveier for Ä laste opp henholdsvis filer eller kataloger. Skjermbildet under fÄr du opp nÄr du klikker Add eller benytter en av de andre valgene for Ä importere filer i Yoobits.

Add

Dialogboksen du fÄr opp ved Ä klikke Add (import files). Bildet er fra Windows 7.

Eksportere filer
Man kan eksportere filer eller hele filstrukturer fra My files i Yoobits og til PC’en. Alle data blir dekryptert pĂ„ vei ut fra Yoobits og til dine kataloger pĂ„ PC’en. Dette kan gjĂžres pĂ„ samme mĂ„te som ved opplastning av filer, altsĂ„ dra&slipp eller klipp&lim. Eller ved hjelp av menyvalget Organize/Export.

Speiling av kataloger
Mirrors er en avansert funksjon som gjĂžr at du kan speile en katalog fra din PC og til Yoobits. Dermed vil filer du lagrer i den speilede katalogen pĂ„ PC’en automatisk kopieres til den speilede katalogen i Yoobits pĂ„ Internett; begge katalogene har identisk innhold. GjĂžr du endringer pĂ„ en fil i den speilede katalogen pÄ PC’en sĂ„ blir filen i den speilede katalogen i Yoobits pĂ„ Internett automatisk oppdatert. Veldig praktisk og ingen versjonsforvirringer. Den speilede katalogen i Yoobits pĂ„ Internett er naturligvis kryptert. Man setter opp et slikt Mirror enkelt ved Ă„ velge menyvalget Organize, deretter Configure Mirrors. SĂ„ velger du katalogen som skal speiles fra PC’en, deretter klikker du OK. Katalogspeilingen er aktiv.

Kontakter og deling
Man oppdager fort behovet for Ä dele med andre, og det er som jeg har nevnt det jeg oppfatter som hovedfunksjonen til Yoobits. I menyvalget Contacts (se bilde under) kan man enkelt legge til andre Yoobits-brukere. Disse fÄr sÄ et varsel om at du har lagt dem til, og etter Ä ha godtatt deg kan dere sette i gang samarbeidet. I dette skjermbildet kan man se detaljer om brukeren (profilbilde, navn, firma, adresse, nettside med mer), hvilke filer man har delt med vedkommende og motsatt.

Contacts

Contacts

Man deler en fil enkelt ved Ä hÞyreklikke pÄ filen i My files og velge Share. SÄ mÄ man oppgi hvilke rettigheter mottakeren skal ha (Reader (kun lese), Contributor (lese og skrive), Author (lese, skrive og slette). SÄ fÄr man opp en oversikt over sine kontakter, man velger hvem av dem man vil dele med, deretter kan man skrive en beskjed som de fÄr i det Þyeblikket de Äpner din invitasjon i Yoobits. Du kan f.eks. forklare hvilket dokument det er, hvorfor du deler og sÄ videre. Det blir automatisk generert en e-post som varsler om delingen, slik at vedkommende fÄr beskjed selv om hun/han ikke er pÄlogget Yoobits. Praktisk!
Deler du en katalog med noen sÄ vil filene du legger til i katalogen i ettertid ogsÄ bli delt, du slipper dermed Ä foreta en ny deling.

Dele med de som ikke bruker Yoobits – One Click Sharing (beta)
Ønsker du Ä dele med brukere som ikke har Yoobits sÄ gjÞr du det ved Ä hÞyreklikke pÄ filen/katalogen, velge Share Online, i neste bilde skriver man inn e-postadressen til den du vil dele med. Du kan ogsÄ her skrive en beskjed til mottakeren. Vedkommende fÄr en link og en krypteringsnÞkkel i sin e-postmelding, klikker pÄ linken og kommer til en nettside hvor hun/han fÄr tilgang pÄ filen/katalogen ved Ä oppgi krypteringsnÞkkelen. Man kan tidsbegrense en slik deling, og ogsÄ begrense hvor mange ganger vedkommende skal fÄ laste ned den krypterte fila.
I fÞlge Invenia skal sikkerheten i One Click Sharing forbedres nÄr denne tjenesten er ute av beta, slik at nÞkkelen for Ä fÄ tilgang pÄ delingen enten blir sendt som SMS eller i en separat e-post.

Arbeide med filer
Du Äpner en fil ved Ä dobbelklikke pÄ den. Filen Äpnes i programmet den er tilknyttet til (laget i), eller i et kompatiblet program. Filene har et ikon som viser om de er PDF, Word, OpenOffice eller annen type fil. Praktisk!
I tillegg finnes menyvalget Open pÄ menylinja. Klikker du der fÄr du en oversikt over hvilke program du kan Äpne filen i. Dette fÄr du ogsÄ tilgang til ved Ä hÞyreklikke og velge Open with.. .

Øverst menyvalget Open, nederst hÞyreklikk og Open With...

Øverst menyvalget Open, nederst hÞyreklikk og Open With...

NÄr du er ferdig med ditt arbeide pÄ dokumentet/fila, klikker du bare Lagre i vedkommende program, og filen blir trygt lagret i Yoobits igjen pÄ Internett.

Eksempel pÄ bruk
La oss si at du jobber med en presentasjon pĂ„ jobb, du laster denne opp i din Yoobits, hvor du jobber videre med den. Du avslutter arbeidsdagen og kommer hjem utpĂ„ kvelden. SÄ kommer du pĂ„ at du skulle ha endret noe i presentasjonen. Du logger deg pĂ„ PC’en hjemme, starter Yoobits og Ă„pner presentasjonen. SĂ„ kan det tenkes at du Ăžnsker at en av dine medarbeidere skal bidra med tekst/bilder i presentasjonen. Du deler fila fra Yoobits med vedkommende, hun/han Ă„pner den i Yoobits pĂ„ sin PC, gjĂžr endringer og lagrer. Du kan deretter gĂ„ gjennom endringene i ro og fred i Yoobits pĂ„ din egen PC. Hjemme eller pĂ„ jobben.
Yoobits gir muligheter til enkel og praktisk fildeling og samarbeid, uten masse e-post-kommunikasjon og versjonsforvirringer.

Kommentere filer
En fin funksjon jeg la merke til var muligheten til Ä kommentere filer. Som tidligere nevnt kan du skrive en kommentar nÄr du deler en katalog eller fil. I tillegg kan man i ettertid kommentere filer i Yoobits. Det er en veldig nyttig funksjon som gjÞr at man kan kommentere underveis pÄ filer i for eksempel et prosjekt man samarbeider pÄ.

Enkelt Ä kommentere pÄ filer

Enkelt Ä kommentere pÄ filer

Menyvalget Activities
Kommentarer (se over) som blir lagt til fÞlger som nevnt filen, og man kan se slike og andre filaktiviteter i menyvalget Activities i hovedmenyen:

activities

Andre funksjoner
Man kan definere grupper av Yoobits-brukere (f.eks. prosjektgruppe, styre, avdeling), slik at man kan dele filer med flere samtidig. Man definerer en gruppe ved Ă„ klikke My Groups i hovedmenyen til venstre i skjermbildet (under).
Her er ogsÄ valg for Ä sjekke Activities (nevnt over), Shares (viser hvilke filer du har delt), Trash can (sÞppelboks) hvor slettede filer blir plassert. Disse kan gjenopprettes. Det er ogsÄ et valg som heter Requests (en slags innboks) hvor delingsforespÞrsler blir plassert.

Hovedmenyen i Yoobits

Hovedmenyen i Yoobits

Legg ogsÄ merke til menylinjen Þverst hvor du kan foreta en rekke valg. Disse menyvalgene og valg i undermenyene kan enkelt nÄs med hurtigtaster pÄ tastaturet. Helt til hÞyre pÄ linjen er valget Feedback (vises ikke i bildet over), hvor du kan gi tilbakemeldinger og forslag til forbedringer i Yoobits.

Hastighet
Hastighet er viktig nĂ„r man laster opp/ned filer til/fra Internett. Dette gjelder naturligvis ogsĂ„ Yoobits. Det virker som at utviklerene har gjort en god jobb, fordi krypteringsarbeidet skjer uten at man merker det. Riktignok er det en “progress bar” som viser fremdriften og anslĂ„r hvor lang tid opp/nedlastningen og kryptering/dekrypteringen tar.

progress

Det er viktig Ä poengtere at det er hastigheten pÄ din Internett-linje som er avgjÞrende for hvor raskt opp- og nedlastninger skjer.

Om krypteringen
I fÞlge Invenia benytter Yoobits en kombinasjon av symmetrisk kryptering (AES) og asymmetrisk kryptering (RSA). I Yoobits krypteres alle filer med hemmelige nÞkler som er unike pr. fil. Videre benyttes avanserte krypteringsfunksjoner for Ä kryptere de hemmelige nÞklene. Alt dette foregÄr i bakgrunnen. Heldigvis!

Oversikt over benyttet lagringsplass
Menyvalget My Yoobits gir deg en oversikt over hvor stor lagringsplass du benytter, hvor mye som er igjen, hvor stor trafikk du har brukt, hvor mye som er igjen. I tillegg vises det hvor mye plass Trash can tar. Lurt Ă„ tĂžmme den med jevne mellomrom.

My Yoobits

My Yoobits

Nyttig og sikkert verktĂžy
Dette har vÊrt en rask gjennomgang av samarbeidsverktÞyet Yoobits. Kryptering er nÞkkelordet; filene dine er sikre! Yoobits kan vÊre nyttig for enkeltpersoner rett og slett for sikker fillagring, men som nevnt kommer det til sin fulle nytte nÄr det skal samarbeides. ikke bare internt i en bedrift men over store avstander. Prosjektsamarbeid, advokater, regnskapkontor, arkitekter, journalister, her er det vel bare fantasien som setter en stopper.

Pris – pakkelĂžsninger og skreddersydd
PÄ Yoobits hjemmeside er det tilgjengelig en gratis prÞveversjon som varer i 30 dager. Deretter kan du gÄ over pÄ betalt versjon. Her opererer Yoobits med flere pakker pluss skreddersydde lÞsninger. Du kan velge fra mellom 5 GB til 149,-/mnd og opp til 20 GB til 399,-/mnd. Mere lagringsplass kan avtales.
Prisene er noe hÞyere enn enkelte konkurrerende tjenester, men her er det viktig Ä huske pÄ at Yoobits ikke er en ren lagringstjeneste for for eksempel plasskrevende musikk og bilder (selv om det kan brukes til det), men heller en tjeneste for deling av mindre plasskrevende filer som dokumenter og slikt. Dermed kommer du langt med 5 GB. I tillegg synes jeg sikkerheten som krypteringen gir er verdt prisen i forhold til enkelte andre tjenester. Den unike One Click Sharing-funksjonen gir ogsÄ merverdi.

Oppsummering
Kort oppsummert vil jeg si fĂžlgende:

pluss

– Rask og enkel installasjon
– Filene blir kryptert FØR de lastes opp til Yoobits pĂ„ Internett
– Oversiktlig brukergrensesnitt
– Dra&slipp pluss klipp&lim kan brukes ved importering av filer
– Mulig Ä skrive kommentarer til filer
– Mulig Ă„ dele filer/kataloger med en gruppe av brukere
– Mulig Ă„ sette tilgangsnivĂ„ for brukere (lese, lese/skrive, lese/skrive/slette)
– One Click Sharing (beta), man kan dele med brukere som ikke har Yoobits
– Filene er kryptert, kun du og de du deler med kan lese dem
– God oversikt over hvor mye plass og trafikk du har brukt
– Filene lagres hos Amazon, en av verdens stĂžrste leverandĂžrer av datalagring
– Programmet krever liten plass

minus

– Har engelske menyer
– Burde vĂŠrt en gratisversjon med begrensede muligheter
– Kun Yoobits-brukere kan dele filer og samarbeide pĂ„ dem
– Brukergrensesnittet kan ennĂ„ forbedres litt, f.eks. stĂžrre ikoner i menyen
– Noe hĂžy pris, men krypteringen rettferdiggjĂžr kanskje det?
– One Click Sharing kun i beta
– Ingen versjon for Mac (kommer?)
– Ingen mobilklient (kommer?)

PrĂžv selv!
Avslutningsvis mÄ jeg gjÞre oppmerksom pÄ at jeg kjenner firmaet Invenia og de ansatte godt, dermed kan jeg ikke kalle meg nÞytral. Derfor vil jeg anbefale deg/dere til Ä laste ned en gratis prÞveversjon og prÞve tjenesten selv.

Share